BAB 1
SISTEM INFORMASI DALAM KEGIATAN BISNIS SAAT INI
1.1 Peranan Sistem Informasi Dalam Bisnis Saat Ini
Sistem Informasi Managemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang semenjak tahun 1960-an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, managemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi.
Bisnis Amerika dan dunia saat ini sudah tidak bisa lagi. Bisnis Amerika menghabiskan $1,8 triliun untuk sistem informasi yang meliputi peranti keras, peranti lunak serta perlengkapan telekomunikasi dalam tahun 2006. Selain itu, mereka menghabiskan $1,7 triliun untuk jasa konsultasi manajemen dan bisnis yang sebagian besar meliputi perancangan kembali operasi bisnis untuk penggunaan maksimal dari teknologi baru tersebut.
· -Bagaimana sistem informasi mengubah bisnis
Anda dapat melihat hasil dari pengeluaran besar atas teknologi dan sistem informasi di sekeliling Anda setiap hari dengan mengamati bagaimana orang menjalankan bisnisnya smakin banyak data telepon seluler terdaftar di tahun 2005 dibandingkan dengan telepon konvensional. Telepon seluler, blackberry, perangkat genggam, e-mail, konferensi online, dan konferensi jarak jauh internasional melalui internet menjadi sangat penting saat ini dalam dunia bisnis. Dalam tahun 2005, lebih dari 40 juta perusahaan memiliki situs internet teregistrasi. Lima juta orang Amerika membeli sesuatu di Internet setiap hari dan 19 juta lainnya melakukan riset produk di Intenet.
Dalam tahun 2005, FedEx mengirimkan hampir 100 juta paket AS, hampir semuanya menggunakan paket semalam sampai, dan United Parcel Service (UPS) mengirimkan paket lebih dari 360 juta disebabkan bisnis melihat dan merespons perubahan tuntutan pelanggan yangsangat cepat, khususnya di dalam rantai pemasok.
Perubahan besar terjadi di pasar media. Lebih dari 35 juta orang membaca berita di Internet yang telah menyebabkan jumlah pembaca surat kabar terus menurun. Tiga puluh juta orang amerika kini membaca blog, dan 8 juta orang orang menulis blog yang menciptakan ledakan penulis-penulis baru dan bentuk baru dari umpan balik pelanggan yang tidak terjadi lima tahun lalu.
· Kesempatan menuju globalisasi
Kesempatan persentase dari ekonomi Amerika dan ekonomi industri maju di Eropa dan Asia tergantung pada ekspor dan impor. Perdagangan luar negeri, baik ekspor maupun impor tercatat sebesar lebih dari 25% dari barang dan jasa yang diproduksi di Amerika, terlebih lagi di negara seperti Jepang dan Jerman.
Masuknya Internet ke dalam sistem komunikasi internasional telah menurunkan biaya operasi pada tingkat global secara drastis. Pelanggan bisa berbelanja dipasar global, dengan harga dan informasi dengan kualitas andal selama 24 jam sehari. Perusahaan digital yang memproduksi film-film hollywood dapat menjual jutaan lebih kopi DVD dari film-film terkenal dengan menggunakan pasar luar negeri. Peusahaan jasa Internet \seperti Google dan eBay, dapat mencotoh model bisnis dan jasa mereka di banyak negara tanpa harus merancang kembali infrastruktur sistem informasi yang merupakan biaya tetap tinggi.
· Berkembangnya perusahaan digital
Perusahaan digital (digital firm) dapa didefinisikan menjadi beberapa aspek. Perusahaan digital adalah peusahaan yang memiliki hubungan penting terhadap pelanggan, pemasok, dan karyawan secara digital. Proses bisnis inti dicapai melalui jaringan digital dengan lingkup keseluruhan organisasi yang saling terhubung.e
Proses bisnis terhubung dengan sekumpulan kegiatan yang saling behubungan dan perilaku yang telah dikembangkan perusahaan untuk memproduksi hasil tertentu dan cara unik bagaimana mengorganisasikan dan mengoodinasikan kegiatan-kegiatan ini. Contoh dari proses bisnis adalah pengembangan produk baru, pembuatan dan pemenuhan pesanan, penciptaan perencanaan pemasaran, dan perekrutan karyawan. Cara perusahaan mencapai proses-proses bisnisnya dapat menjadi sumber bagi kekuatan persaingan.
· Tujuan bisnis strategis sistem informasi
Perusahaan bisnis berinvestasi lebih pada sistem informasinya secara khusus untuk mencapai enam tujuan bisnis strategis :
1. 1. Keunggulan Operasional
2. 2. Produk, Jasa, dan Model Bisnis Baru
3. 3. Hubungan Pelanggan dan Pemasok
4. 4. Pengambilan Keputusan yang Semakin Baik
5. 5. Keunggulan Kompetitif
6. 6. Kelangsungan Usaha
Perspektif Dalam Sistem Informasi
· SISTEM INFORMASI
Sistem informasi (information system) secara teknis dapat didefenisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan menciptakan produk baru.
Fungsi Sistem Informasi
Sistem informasi berisi informasi tentang organisasi dan lingkungan sekitarnya. Tiga aktivitas dasar-input, pemrosesan, dan output-memproduksi informasi yang dibutuhkan organisasi. Umpan baik merupakan output yang dikembalikan kepada anggota atau kegiatan dalam organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki input. Pelaku di lingkungan seperti pelanggan, pemasok, pesaing, pemegang saham dan badan pembuat peraturan akan berinteraksi dengan organisasi sistem informasinya.
Berikut beberapa fungsi yang bisa dilakukan dengan menggunakan sistem informasi dalam proses bisnis:
Pemrosesan Transaksi
Sebuah toko atau swalayan menjual ratusan jenis barang (item). Toko/swalayan tersebut melayani banyak pembeli tiap harinya sehingga jumlah transaksinya juga banyak. Bayangkan jika pemrosesan transaksi (perhitungan harga) dilakukan secara manual oleh penjual, tentu saja hal tersebut akan memakan waktu yang lama dan peluang terjadinya kesalahan juga cukup besar. Waktu pemrosesan transaksi yang lama dan kesalahan dalam perhitungan harga bisa membuat pelanggan lari ke pesaing.
Pengawasan
Masih menggunakan ilustrasi toko/swalayan di atas, penggunaan POS juga memungkinkan pemilik usaha untuk mengawasi kinerja pegawainya (terutama kasir). Pemilik usaha dapat mengetahui berapa jumlah uang dan barang yang seharusnya ada saat ini untuk dicocokkan dengan jumlah uang/barang sesungguhnya. Hal tersebut dapat dilakukan karena setiap transaksi yang diproses oleh POS akan tersimpan dalam basisdata. Demikian pula halnya dengan sistem informasi berbasis komputer selain POS, pengawasan dapat dilakukan karena setiap transaksi tersimpan dalam basisdata
1.2 Perspektif Dalam Sistem Informasi
· u
SI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi (information system) secara teknis dapat didefenisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan menciptakan produk baru.
Fungsi Sistem Informasi
Sistem informasi berisi informasi tentang organisasi dan lingkungan sekitarnya. Tiga aktivitas dasar-input, pemrosesan, dan output-memproduksi informasi yang dibutuhkan organisasi. Umpan baik merupakan output yang dikembalikan kepada anggota atau kegiatan dalam organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki input. Pelaku di lingkungan seperti pelanggan, pemasok, pesaing, pemegang saham dan badan pembuat peraturan akan berinteraksi dengan organisasi sistem informasinya.
Berikut beberapa fungsi yang bisa dilakukan dengan menggunakan sistem informasi dalam proses bisnis:
1. Pemrosesan Transaksi
Sebuah toko atau swalayan menjual ratusan jenis barang (item). Toko/swalayan tersebut melayani banyak pembeli tiap harinya sehingga jumlah transaksinya juga banyak. Bayangkan jika pemrosesan transaksi (perhitungan harga) dilakukan secara manual oleh penjual, tentu saja hal tersebut akan memakan waktu yang lama dan peluang terjadinya kesalahan juga cukup besar. Waktu pemrosesan transaksi yang lama dan kesalahan dalam perhitungan harga bisa membuat pelanggan lari ke pesaing.
2. Pengawasan
Masih menggunakan ilustrasi toko/swalayan di atas, penggunaan POS juga memungkinkan pemilik usaha untuk mengawasi kinerja pegawainya (terutama kasir). Pemilik usaha dapat mengetahui berapa jumlah uang dan barang yang seharusnya ada saat ini untuk dicocokkan dengan jumlah uang/barang sesungguhnya. Hal tersebut dapat dilakukan karena setiap transaksi yang diproses oleh POS akan tersimpan dalam basisdata. Demikian pula halnya dengan sistem informasi berbasis komputer selain POS, pengawasan dapat dilakukan karena setiap transaksi tersimpan dalam basisdata.
3. Pengingat
Sistem informasi berbasis komputer juga dapat digunakan untuk mengingatkan Anda terhadap tagihan yang harus dibayar besok atau jumlah piutang yang belum ditagih. Hal ini dapat dilakukan karena sistem akan menyimpan tagihan hutang atau piutang dalam basisdata dan akan melakukan pengecekan secara otomatis dan periodik apakah batas waktu tagihan sudah hampir terlewati atau belum. Keunggulan dari fungsi pengingat yang dimiliki oleh sistem informasi berbasis komputer adalah fungsi tersebut dijalankan secara otomatis tanpa pengguna harus mengecek sendiri.
4. Penggalian Informasi
Dengan disimpannya setiap transaksi dalam basisdata, maka kita dapat menggali informasi dari basisdata transaksi tersebut sesuai dengan kebutuhan kita. Baik laporan detail maupun laporan rekap penjualan harian dapat dihasilkan dari basisdata tersebut. Beberapa informasi lain yang sering dibutuhkan oleh pelaku usaha toko/swalayan adalah barang apa saja yang tingkat perputarannya tinggi, stok barang, jumlah hutang dan piutang, serta masih banyak lagi informasi menarik yang dapat diperoleh dari basisdata transaksi. Format laporan juga bisa disajikan dalam bentuk tabel, grafik, atau bahkan animasi. Informasi-informasi tersebut nantinya dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan bisnis.
DIMENSI SISTEM INFORMASI
·
Dimensi dari sistem informasi, yaitu:
1. 1. Organisasi
2. 2. Manajemen, dan
3. 3. Teknologi.
- Sistem Informasi Lebih dari Komputer
Penggunaan sistem informasi secara efektif memerlukan pemahaman dari organisasi, manajemen dan tekhnologi informasi yang membentuk sistem tersebut. Sebuah sistem informasi membentuk nilai bagi perusahaan sebagai suatu organisasi dan solusi manajemen atas tantangan yang didapat dari lingkungan.
Peningkatan dalam Perusahaan
Organisasi bisnis merupakan hierarki yang terdiri atas tiga tingkatan dasar: manajemen senior, manajemen tingkat menengah, dan manajemen operasional. Sistem informasi melayani ketiga tingkatan tersebut. Ilmuwan dan pekerja ahli sering bekerja dengan manajemen tingkat menengah.
· Ini bukan sekedar teknologi: Sebuah perspektif bisnis atas sistem informasi
Manajer dan bisnis berinvestasi pada teknologi dan sistem informasi untuk tujuan memberikan nilai ekonoimis pada bisnis. Keputusan untuk mengembangkan atau mengelola sistem informasi mengasumsikan bahwa tingkat pengembalian atas investasi ini akan lebih dibandingkan investasi pada gedung, mesin, atau asset lainnya. Tingkat pengembalian tinggi ini akan dicerminkan dalam peningkatan produktivitas, pendapatan (yang akan meningkatkan nilai pasar saham perusahaan) atau mungkin posisi strategis jangka panjang pada pasar tertentu (yang akan memproduksi pendapatan tinggi di masa depan).
· Asset komplementer: Modal organisasi dan model bisnis yang tepat
Kesadaran organisasi dan aspek manajerial atas sistem informasi dapat membantu memahami mengapa beberapa perusahaan mencapai hasil yang lebih baik dari sistem informasi yang dimilikinya ketimbang perusahaan lainnya.
Aset komplementer
(complementary asset) merupakan aset yang dibutuhkan untuk mendapatkan nilai dari investasi utamanya. (Teece) sebagai contoh untuk menciptakan nilai atas mobil membutuhkan investasi tambahan yang substansial atas jalan tol, jalan raya, pom bensin, bengkel, dan struktur peraturan hukum yang akan mengatur dan mengawasi para pengendara.
1.3 Pendeatan Kontemporer Terhadap Sistem Informasi.
Studi sistem informasi merupakan bidang multidisipliner. Tidak adasatu teori atau pandangan yang mendobinasi dan sistem informasi meruapakan sistem sosioteknis. Sistem informasi tetap membutuhkan substansi sosial, organisasi, dan investasi intelektual untuk bisa berjalan dengan layak walaupun sistem ini terdiri atas mesin dan tekhnologi fisik.
Bidang-bidang sistem informasi, ialah :
a. a. Pendekatan teknis
Pendekatan teknis terhadap sistem informasi menekankan model matematika untuk mempelajari sistem informasi, serta penekatan pada teknologi secara fisik dan kemampuan format dari sistem tersebut. Disiplin ilmu yang berkontribusi adalah ilmu komputer, metode kuantitatif, dan riset operasi.
b. b. Pendekatan perilaku.
Bagian penting sistem informasi melibatkan isu perilaku yang muncul dalam pengembangan dan pengelolaan jangka panjang dari sistem informasi. Isu seperti integrasi bisnis strategis, perancangan, implementasi, penggunaan, dan manajemen tidak dapat dijejalahi dengan menggunakan model dari pendekatan bisnis. Disiplin ilmu mengenai perilaku lainnya berkontribusi pada metode dan konsep penting.
· c. Pendekatan buku ini: Sistem sosioteknis
Dalam buku ini akan ditemukan banyak cerita dengan empat pelaku utama: pemasok peranti keras dan peranti lunak (ahli teknologi); perusahaan bisnis berinvestasi dan berusaha mendapatkan nilai atas teknologi; manajer dan karyawan berusaha mencapai nilai bisnis dan tujuan lainnya; dan konteks hokum, social, dan budaya (lingkungan perusahaan). Pelaku-pelaku ini secara bersama-sama menciptakan apa yang disebut sistem informasi manajemen.
Pandangan yang diterapkan dalam buku ini dapat disebut sebagai. pandangan sosioteknis (sociotecnial view) terhadap sistem. Kinerja optimal organisasi dicapai dengan secara bersama-sama mengoptimalkan sistem sosial dan teknis yang digunakan dalam produksi.
1.3 Praktik Aplikasi Penggunaan SIM
Proyek dalam bagian ini memberikan anda pengalaman praktik dalam menganalisis kebutuhan sistem informasi perusahaan nyata berdasarkan atas pemahaman bisnisnya, dengan menggunakan basis data untuk meningkatkan pengambilan keputusan manjemen dan menggunakan peranti lunak Internet untuk meningkatkan efesiensi operasional.
· Memahami kebutuhan sistem informasi
Keahlian peranti lunak: Peranti lunak presentasi
Keahlian bisnis: Analisis bisnis dan rekomendasi sistem informasi.
·
Memperbaiki proses pengambilan keputusan: Menggunakan basis data untuk menganalisis tren penjualan
Keahlian peranti lunak: Query dan pelaporan basis data
Kealian bisnis: Analisis tren penjualan.
Anda dapat mengetahui bagaimana sistem informasi dapat meningkatkan proses pengambilan keputusan dalam latihan ini. Manajer saat ini mengandalkan data yang disimpan dalam basis data ketimbang menebak atau mengandalkan estimasi atau pengalaman
· Mencapai keunggulan operasional: Menggunakan aplikasi Internet dalam membuat anggaran biaya pengiriman.
Keahlian peranti lunak: Peranti lunak berbasis komputer
Keahlian bisnis: Pengambilan keputusan berdasarkan informasi dan manajemen biaya.
Internet memberikan alat yang mengagumkan untuk menurunkan biaya bisnis yang disebabkan oleh kekuatan peranti lunak Internet yang tersedia, dan karena para penyedia jasa Internet juga berkompetisi satu dengan yang lainnya didalam pasar elektronik yang transparan. Hasilnya adalah biaya yang lebih rendah bagi bisnis yang menggunakan jasa Internet ini.
Dalam latihan ini, Anda akan menggunakan peranti lunak online yang diunakan juga oleh bisnis dalam menghitung dan membuat anggaran bagi biaya pengiriman. Menggunakan perangkat ini, Anda dapat memilih ‘pengirim terbaik’ yang ada dalam bisnis anda. Terbaik di sini tidak selalu berarti dengan biaya terendah namun ada pertimbangan lain seperti penjadwalan, kemudaha penggunaan, dan kesesuaian dengan jadwal bisnis Anda.